Docházkové systémy šetří firmám čas i peníze

Běžná česká firma s několika desítkami zaměstnanců, více či méně bojující s evidencí docházky a s ní spojené byrokracie. Našli jste se v této charakteristice a rádi byste zlepšili některé své interní procesy a zjednodušili práci svým personalistům či mzdovým účetním? Řešením může být to, co je ve velkých korporátech zcela běžnou praxí, tedy docházkové systémy.

Ušetřete si práci a zjednodušte firemní procesy

Ptáte se, jaké že jsou ty hlavní důvody, proč do své firmy takový systém pořídit? O jeho koupi uvažujte ve chvíli, kdy vám stávající evidence docházky přetéká přes hlavu, excelové tabulky nestačí a interní procesy související s docházkou představují více byrokracie než pomoc. Ještě konkrétněji řečeno, například počítání salda zaměstnance může být velmi zdlouhavé, nemáte-li na něj ten správný nástroj. A o ušetření práce zde jde zejména.

Rozhodování o výběru toho správného docházkového systému záleží kromě konkrétních požadavků firmy i na české legislativě, s níž musí být v souladu.

Některé systémy můžete pořídit i zdarma, ty však mají omezenou funkcionalitu, která stačí málokomu. Cena placených docházkových systémů se poté odvíjí od množství a rozsahu jejich funkcí.

Jak evidujete docházku zaměstnanců?

Základem je to, jakým způsobem ve vaší firmě funguje evidence docházky. Tzv. negativní docházka počítá s tím, že zaměstnanec v práci stráví určitou dobu. Ta je v systému přesně nastavená. Dále se už evidují pouze absence. Naopak u docházky pozitivní se zaznamenává každá odpracovaná hodina (minuta). Docházkové systémy umí pracovat s oběma těmito uspořádáními i jejich kombinacemi, což je varianta nejčastější. Je zřejmé, že evidence pozitivní docházky či kombinované alternativy vyžaduje vyšší investici, usnadněním práce se však tyto náklady z dlouhodobého hlediska vrátí.

Desktop nebo cloud?

Další volbou, kterou je nutné provést, je ta mezi desktopovou a cloudovou verzí systému. Výhody instalace na vzdáleném úložišti spočívají v mobilitě a snadné implementaci. Hodí se ve chvíli, kdy nabízíte svým zaměstnancům možnost home office. Přístup odkudkoliv v reálném čase je velmi silným motivem pro použití právě cloudové verze.

Řešení s instalací na vlastní hardware je naopak nutné, pokud sledujete příchody a odchody svých zaměstnanců pomocí čipů nebo otisků prstů. Tam cloud nestačí.

Koupí to nekončí, koupí to začíná

Při rozhodování o pořízení docházkových systémů je dobré si uvědomit, že mohou sloužit zároveň také jako HR systémy a komunikovat s ostatními softwary ve firmě (mzdové, účetní program, CRM systémy). Je tedy zapotřebí zajistit jejich vzájemnou kompatibilitu.

K tomu, abyste dokonale využili všech služeb docházkových systémů musí probíhat detailní spolupráce a podpora ze strany dodavatele. Personalista, který bude za správné fungování systému zodpovídat, musí být dostatečně proškolen a zároveň sám předat klíčové znalosti a informace všem zaměstnancům, kteří jej budou používat. Velmi tomu pomáhá jednoduché a intuitivní ovládání, o které se vývojáři docházkových systémů snaží.